When HR Becomes Administrative, People Get Lost - Message to HR

One night in July 2025, I was scrolling through an active HR group consists about 800 plus HR practitioners and reading the questions and comments being shared. Many people were engaging, and most of them introduced themselves as HR. But as I went through the discussions, something didn’t sit right with me.

What I saw were responses that were very administrative in nature, focused on processes, instructions, and mitigation but lacking people understanding, legal depth, and accountability. It made me realise that many who call themselves HR are, in reality, functioning more as administrators. What surprised me most is that this is still happening today, when employment laws, HR tools, and information are easily accessible. Even with a younger generation entering HR, the old way of thinking continues to dominate.

So I wrote the message below, immediately and honestly, without editing. It’s not meant to attack anyone. It’s simply a reflection and perhaps a reminder that HR is not just about managing paperwork. It’s about understanding people, carrying responsibility, and having the courage to do what is right. The message goes....

[8/7/25, 11:27:11 PM] Sujos: Hi everyone, I've been reading through the comments and responses in this group. As someone who's been in HR for many years, I’d like to share some insights from my own experience — especially on where HR often goes wrong and how it affects the workplace.

Learn to take the blame, dont blame others.

These messages are also available in PDF format. If you find them useful, feel free to keep them. If not, just ignore. 👇

A piece of advice from this ‘old HR’

The Weight of HR: Law, People, and Accountability

Being in HR is more than just doing administrative tasks. HR is like carrying a shipyard full of people. The success or failure of both the company and its people rests heavily on HR’s shoulders.

To be an effective HR professional, we must carry a deep sense of patience, empathy, and

understanding for people from all walks of life. Every case, every employee, every issue requires us/HR to listen, to pause, and to think critically before responding. A strong HR person doesn’t only follow SOPs, they also think creatively and out of the box to find solutions that are fair, legal, and human.

This means we must:

✔️ Read constantly

✔️ Stay updated with employment laws

✔️ Research case studies

✔️ Learn from real-life workplace issues

✔️ Be the bridge between staff and management/employer

✔️ Keep growing professionally and personally

If someone in HR only focuses on daily administrative work like payroll, scheduling, and data entry, then they are not fully functioning as an HR professional, they are simply an administrator or assistant.

HR is just like a mother in a home. Your role is NOT to constantly find faults in employees or look for ways to expel them. A true professional in HR nurtures employees, focuses on retention, provides encouragement, and enhances staff knowledge and capability. We build people, not break them.

As HR, ask yourself honestly:

🔍 Do you retain a poor-performing employee?

🔍 Or do you label them and push them out without trying?

•⁠  ⁠How far do you truly understand whether the employee cannot perform or whether no one ever guided them properly?

•⁠  ⁠Would you retain a poor-performing employee without fully understanding why they’re underperforming? Or do you just label them as a “problem”?

•⁠  ⁠Do you mitigate the ‘PROBLEM’ AND FIND SOLUTION?

REMEMBER:

There is no stupid human being in this world. But there are people, including HR themselves, who do not want to learn — for a reason.

And this is where HR must think out of the box to uncover those reasons:

💡 Is it a mental block?

💡 A demotivated heart?

💡 A toxic supervisor?

💡 An unfit job placement?

💡 Personal struggles?

HR must think beyond warnings. We must think towards solutions. Not everyone fits perfectly into the same box — sometimes the system (in the company) must adjust, not the human. Hope you understand this. Think!💭💭💭💭💭

Not everyone understands the Employment Act BUT as an HR, that is NOT an excuse. If you choose to be in HR, you cannot afford to be ignorant of the law. Otherwise, your actions may lead to:

🚫 Unfair dismissal

🚫 Breaches of employee rights

🚫 Company liabilities

🚫 Unnecessary legal disputes

If you don’t understand, then learn.

📞 Call JTK — they give free advice.

📚 Attend HR training — if your company doesn't pay, invest in yourself.

❌ Do not create your own rules just because your boss says so — especially if your boss also doesn’t know the law.

Too often, HR points fingers:

“Boss suruh…”

“Saya ikut arahan…”

“Saya kena paksa…”

“Saya takut boss... boss marah...”

Yes? Then where is your dignity as a so-called HR professional?

If you choose to wear the title, then wear the responsibility. Your badge is NOT “yes-man” — it’s HR. Stand for what is right, or step aside. You are called the HR expert for a reason. If you cannot carry that responsibility, then move to a different position LIKE administrator, tutor, or other non-risk roles. Don’t put your company in danger by pretending to be HR without knowing the basics.

Over my years of reading, research, and HR case reviews — one fact is clear: 

Many companies in Malaysia have had to pay heavy compensation due to unfair dismissal.

💸 Who triggered the problem? — It began with HR, for failing to establish a meaningful

relationship with employees and neglecting to build a sense of social responsibility from the start.

💸 Who allowed it to escalate? — HR again, due to ignorance of the law, blindly following instructions without understanding the legal or ethical implications.

💸 Who should have stopped it? — Still HR. When you accepted the role, you focused on the title and salary, without fully considering the weight of the responsibility and its consequences. Therefore, you ignored your duty and failed to carry out your role properly.

It all goes back to HR.

A message to all HR out there: before you take up the position or wear the HR hat, ask yourself — do you truly have the criteria to be one? If not, you will become a failed HR. You will end up screaming in meetings, unable to control your anger, calling employees names like “stupid,” “useless,” or “tak guna punya orang.” You may point fingers at others — but in reality, you are only reflecting your own incompetence. If you cannot carry this weight, it’s better you find another job.

Want to Be a True Professional in HR? Then you must:

✅ Keep learning — never stop evolving

✅ Keep listening — not just to respond, but to understand, LET others speak out

✅ Stand alone if you must — integrity comes before popularity

✅ Stand for your rights — and stand for what is right

✅ Uphold your dignity — you are the protector of values in the workplace

HR is not only a job. It is about doing the right thing.

HR is not just enforcing policies you are protecting rights, safeguarding organisations, and leading with values.

Let’s be the HR that builds a culture of trust, fairness, and long-term success.

Let’s beat with purpose.

Ask yourself?

---

Kenapa Orang Baik Sahaja Keluar, Orang Bermasalah Kekal?

Sepanjang kerjaya saya, ada satu corak yang sering saya perhatikan berulang kali di banyak tempat kerja, orang yang komited, beretika dan bertanggungjawab selalunya tidak bertahan lama, manakala individu yang bermasalah pula kekal lebih lama dalam organisasi. Fenomena ini bukan berlaku sekali dua, tetapi cukup konsisten sehingga membuatkan saya tertanya-tanya: apa sebenarnya yang sedang berlaku?

Ramai menganggap orang yang bagus keluar kerana mereka lemah, tidak tahan tekanan, atau terlalu sensitif. Hakikatnya, kebanyakan orang yang bagus keluar bukan kerana mereka tidak mampu bekerja, tetapi kerana mereka terlalu lama bertahan dalam sistem yang tidak adil dan akan membuang masa mereka. Mereka tidak mahu lagi untuk menjelaskan, penat membetulkan keadaan, dan akhirnya memilih untuk menjaga maruah serta kesihatan mental sendiri. Keadaan ini adalah bila dalam satu organisasi dimana 'there are more bad apples than good'.

Di sini beberapa faktor yang jelas mengenai fenomena ini:

Faktor-Faktor Orang Bagus Berhenti Kerja

Sistem dalam syarikat tidak adil

Usaha mereka tidak dihargai dan prestasi tidak dinilai secara adil.

Tidak ada tindakan & pemantauan yang sepatut di lakukan

Orang bermasalah tidak dikenakan tindakan, kesalahan berulang dibiarkan. Ketua jabatan dan HR hanya biarkan ia berlalu.

Budaya pilih kasih

Keputusan berdasarkan hubungan, bukan kompetensi, biasa berlaku bila majikan sendiri membawa masuk ahli keluarga sendiri atau boss-boss membawa kawan-kawan sendiri bekerja atau orang yang suka mengampu boss yang mendapat pangkat atau kenaikan gaji yang tidak setimpal.

Kepimpinan boss/ketua yang lemah dan toksik

Ketua yang lemah Takut untuk membuat keputusan untuk pekerja jabatan mereka, mengelak konflik dan tidak tegas penyebab pengikut-pengikutnya hilang kepercayaan.

Ketua yang toksik

Ketua yang toksik suka menekan. Ada jenis manusia yang berperasaan irihati kepada orang-orang yang lebih pandai daripada mereka. Orang2 jenis ini jika diberi jawatan

pengurusan, mereka akan menekan dan selalu cari kesalahan orang yang mereka rasa lebih pandai daripada mereka. Ketua yang begini adalah salah satu punca kejatuhan syarikat jika dibiarkan berterusan sebab mereka adalah penyebab orang yang bagus berhenti kerja.

Ada polisi syarikat tetapi diabaikan

Polisi syarikat hanya dibuat untuk paparan audit dan atas kertas sahaja tetapi tidak diamalkan. Pihak HR tidak 'competent', mengabaikan tanggungjawab untuk menentukan semua pekerja mengamalkan polisi atau langsung tidak tahu wujudnya polisi.

Peranan & tanggungjawab pekerja tidak terang

'Job Description (JD)' atau Job Scope tidak dijadikan panduan. HR jarang menyemak semula JD agar selaras dengan tanggungjawab sebenar pekerja dan kandungan yang tertulis dalam surat kontrak. Akhirnya orang yang baik memikul lebih beban kerja hanya kerana mereka ini dianggap 'boleh buat kerja'. Timbulnya ketidakadilan bila orang yang kurang buat kerja mendapat anugerah accreditation.

Tidak ada saluran untuk luahkan

Tidak ada saluran untuk pekerja luahkan perasaan mereka sehingga mereka memendam dan menghadapi 'depression' dan berhenti kerja. Idea mereka tidak diendahkan oleh ketua jabatan dan ini punca moral mereka merundum.

Tekanan emosi berpanjangan

Sambungan daripada 'depression' seperti dinyatakan di atas, terjadilah konflik, rasa tidak puas hati dan stress.

Nilai peribadi tidak selaras dengan realiti di tempat kerja

Seseorang yang mempunyai integriti yang tinggi akan bercanggah dengan realiti tempat kerja. Ketidakselesaan ini akan menyebabkan mereka sendiri akan berhenti kerja.

Tidak ada polisi hala tuju pertumbuhan kerjaya pekerja

Pekerja yang bagus tidak nampak masa depan mereka di syarikat yang mereka kerja sebab tidak ada polisi untuk perkembangan kerjaya seperti pembelajaran atau peluang untuk berkembang. Syarikat sering pertikaikan kos tinggi kalau pekerja dihantar untuk buat latihan.

Sebaliknya, orang yang bermasalah selalunya pandai menyesuaikan diri dengan sistem yang longgar. Mereka tahu bila perlu bersuara, bila perlu berdiam diri, dan bagaimana mengelak akauntabiliti dan selalu berlindung di 'low frequency' yang orang langsung tidak perasan. Dalam persekitaran kerja yang tiada sempadan jelas, tingkah laku seperti ini bukan sahaja dibiarkan, malah kadang-kadang dianggap “pandai membawa diri”.

Dari sudut HR, ini bukan berpunca daripada individu semata-mata dan bukan kesalahan individu tersebut. Ia berpunca daripada sistem pengurusan yang lemah, ada polis tetapi diabaikan, kepimpinan yang takut membuat keputusan, dan budaya kerja yang terlalu bertolak ansur terhadap tingkah laku bermasalah. Apabila tiada garis yang jelas, orang yang berdisiplin akan rasa tertekan, manakala orang yang bermasalah akan terus selesa.

Orang yang bagus pula selalunya mempunyai standard diri yang tinggi. Mereka tidak selesa dengan konflik berpanjangan, politik pejabat, atau ketidakadilan yang berulang. Apabila mereka melihat usaha dan integriti tidak dihargai, mereka mula bertanya pada diri sendiri: adakah ini tempat yang sesuai untuk saya terus berkembang?

Dalam banyak keadaan, organisasi tidak kehilangan orang baik secara tiba-tiba. Mereka akan kehilangan secara perlahan melalui kekecewaan yang terkumpul, isu yang tidak diselesaikan, dan rasa tidak didengari. Apabila orang berkalibar dan yang sebenarnya bekerja akhirnya pergi, ini akan disedari dengan sendiri oleh ketua jabatan.

Pengalaman ini mengajar saya bahawa untuk mengekalkan orang baik, organisasi tidak perlu sistem yang sempurna, tetapi sistem yang jelas, adil dan konsisten. Apabila tanggungjawab ditegakkan, peranan diperjelaskan, dan nilai organisasi sebenar diamalkan, orang yang bagus akan rasa selamat untuk kekal. Akhirnya, persoalannya bukan mengapa orang bagus keluar, tetapi apa yang organisasi lakukan — atau tidak lakukan — sehingga mereka terpaksa pergi.

Jawapan kepada soalan itu sering menjadi cermin kepada

budaya sebenar sesebuah tempat kerja.

Pengajaran daripada Pengalaman Bekerja dengan Bos Toksik di Tempat Kerja

Sepanjang kerjaya saya dalam bidang HR sejak tahun 1996, saya telah berdepan dengan pelbagai gaya kepimpinan. Sesetengahnya memberi inspirasi untuk berkembang, membina kepercayaan, dan menggalakkan kerjasama. Malangnya, ada juga yang mewujudkan persekitaran yang memberi tekanan, merosakkan motivasi, dan kadangkala membawa kesan negatif yang digambarkan sebagai toksik. Sepanjang pengalaman kerja, saya secara peribadi telah mengalami dua bos wanita toksik, enam rakan sekerja wanita toksik, dan seorang bos lelaki toksik, lebih wanite toksik dari lelaki. Ini hanya pengalaman saya. Ia telah memberi pengajaran berharga tentang ketahanan, batas profesional, dan kepentingan budaya organisasi.

Bos atau rakan sekerja toksik boleh hadir dalam pelbagai bentuk dari memeriksa setiap tugas secara terperinci (micro managing), merendahkan keyakinan, menyebarkan berita negatif, atau menunjukkan layanan pilih kasih. Berdasarkan pengalaman saya, kesan ini bukan sahaja pada moral pekerja tetapi juga kepada produktiviti, penglibatan, dan keharmonian kerja berpasukan. Malah pekerja yang sangat kompeten boleh menghadapi kesukaran di bawah keadaan toksik yang berterusan yang akhirnya membawa kepada tekanan, keletihan, dan jatuhnya moral.

Pada tahun-tahun awal kerjaya saya iaitu 1996, akta dan seksyen berkaitan pekerjaan tidak begitu jelas. Pada ketika itu, HR cuma dapat akses ke pejabat tenaga kerja untuk mendapatkan nasihat. Ramai pekerja menjadi “mangsa keadaan” kerana tiada panduan, tiada sumber yang mudah diakses, dan tiada sistem tersusun untuk mentafsirkan undang-undang. Berbeza dengan sekarang, di mana maklumat mudah diperoleh melalui internet, pekerja dan pengurus pada masa itu terpaksa membuat keputusan dalam keadaan tidak pasti, yang kadangkala meningkatkan tekanan dan konflik di tempat kerja dan menyumbang kepada melanggar undang-undang Akta Kerja 1955.

Pengalaman ini mengajar saya pentingnya menjaga batas profesional. Walaupun kita tidak boleh mengawal tingkah laku orang toksik, kita boleh mengawal reaksi kita sendiri. Melakukan tugasan dengan betul dan dedikasi, mengekalkan komunikasi yang jelas, dan mengurus dengan teliti boleh mengurangkan salah faham dan melindungi integriti profesional. Ia akan menjadi bukti penting sekiranya timbul isu yang dibawa ke pihak pengurusan atasan.

Pada ketika waktu yang mencabar, jika anda mempunyai rakan sekerja, mentor, atau panduan dari HR yang dipercayai boleh memberikan perspektif, nasihat praktikal, dan sokongan emosi adalah sangat penting. Tetapi saya sendiri adalah pengurus HR terpaksa menelan seorang diri kepahitan menghadapi boss dan rakan-rakan yang toksik. Sebagai HR saya hanya boleh bertahan, dan masih mampu membimbing rakan2 kerja yang menghadapi perkara yang sama. Saya terpaksa belajar untuk mengurus tingkah laku toksik untuk objektif pertumbuhan kerjaya dan kesejahteraan mental saya sendiri.

Pengalaman ini memberi impak dan mengajar saya untuk mengetahui apa sebenarnya yang diperlukan oleh sesebuah syarikat, bukan untuk terus menyingkirkan orang yang toksik, tetapi untuk mengurangkan bilangan orang yang toksik supaya organisasi dapat berfungsi dengan lebih harmoni dan produktif. Tingkah laku toksik biasanya membawa diri mereka ke mana sahaja kerana ia adalah corak dan strategi hidup orang-orang seperti ini. Tetapi organisasi yang sihat dan tegas boleh mengurangkan impak negatif mereka, dan dalam beberapa kes, memaksa mereka menyesuaikan diri. Di sebalik semua sikap manipulatif, mengawal, atau merendahkan orang lain, orang toksik sebenarnya takut kepada kelemahan, kegagalan, kehilangan kuasa, atau penolakan. Tingkah laku mereka adalah cara mereka cuba melindungi diri daripada ketakutan dalaman ini. Secara keseluruhan, mereka tidak ada keyakinan diri.

Orang yang bertoksik biasanya takut kepada struktur yang jelas, ketelusan, bukti, dan konsistensi. Oleh itu, untuk mengatasi orang-orang yang bertoksik, anda boleh:

1. Jangan bertindak secara emosi - Kekal tenang, profesional dan berasaskan fakta. Reaksi emosi hanya akan memberi ruang kepada mereka untuk mengawal keadaan.

   
   

2. Rekod dan dokumentasikan dengan baik - Semua arahan, perbincangan dan keputusan perlu direkod secara bertulis. Fakta dan bukti mengurangkan manipulasi sebab orang-orang toksik ada potesi untuk manipulasi.

   
   

3. Tetapkan sempadan yang jelas - Nyatakan skop kerja, tanggungjawab dan saluran komunikasi dengan tegas tetapi berhemah. Elakkan memberi penjelasan berlebihan.

   
   

4. Gunakan sistem - Polisi, SOP, KPI dan tatacara disiplin menjadikan isu lebih objektif dan profesional.

   
   

5. Jangan cuba mengubah sikap mereka - Fokus kepada mengurangkan kesan tingkah laku toksik, bukan membetulkan personaliti.

   
   

6. Kukuhkan budaya akauntabiliti - Budaya kerja yang jelas, konsisten dan adil akan mengecilkan ruang untuk tingkah laku toksik berleluasa.

   
   

7. Lindungi diri dan fokus jangka panjang - Utamakan kesejahteraan mental, reputasi profesional dan hala tuju kerjaya. Jangan fokus pada orang-orang begini sebab meraka akan melemahkan kita.

Pengalaman berhadapan dengan bos dan rakan sekerja yang toksik telah menonjolkan betapa pentingnya budaya organisasi dan pembangunan kepimpinan yang kukuh. Tingkah laku toksik lazimnya wujud dalam persekitaran kerja yang kurang akauntabiliti, polisi yang tidak jelas, serta nilai organisasi yang tidak ditegakkan secara konsisten. Bagi saya, perkara ini mengukuhkan keyakinan bahawa pembinaan sistem HR yang telus, adil dan berstruktur adalah kritikal bagi mengelakkan situasi yang sama berulang kepada pasukan pada masa hadapan. Ia juga membuktikan kepentingan pembinaan budaya secara proaktif, di mana pemimpin dan pekerja bukan sahaja dilatih dari aspek kemahiran teknikal, tetapi juga dari segi empati, komunikasi berkesan dan pengurusan yang beretika.

Semua pengalaman ini telah membina keyakinan saya untuk merangka dan melaksanakan polisi, rangka kerja serta program kepimpinan yang mampu melindungi kebajikan pekerja, mengekalkan standard prestasi, dan mewujudkan persekitaran kerja yang saling menghormati.

Walaupun bos dan rakan sekerja yang toksik boleh meninggalkan kesan jangka panjang, mereka juga menjadi sumber pengajaran penting dalam membina tempat kerja yang lebih baik. Bagi saya, pengalaman-pengalaman ini menjadi pemangkin untuk lebih memahami keperluan kepimpinan berasaskan nilai, sistem HR yang mantap, serta keperluan mengintegrasikan budaya dan tadbir urus dalam setiap aspek organisasi.